Bilimsel Araştırma Projeleri Uygulama Yönergesi
Üniversite Senatosu’nun 10 Ocak 2017 tarih ve 2017/1-8 sayılı kararının ekidir.
ORTA DOĞU TEKNİK ÜNİVERSİTESİ KUZEY KIBRIS KAMPUSU
BİLİMSEL ARAŞTIRMA PROJELERİ
UYGULAMA YÖNERGESİ
KAPSAM
Madde 1– Bu yönerge Orta Doğu Teknik Üniversitesi Kuzey Kıbrıs Kampusu’nda, Kampus Fonundan desteklenmek üzere sunulan Bilimsel Araştırma Proje önerilerinin başvuru, değerlendirme, kabul, desteklenme, izlenme ve sonuçlandırılma süreçleri ile ilgili usul ve esasları düzenler. Bu yönergede yer almayan hususlarda ilgili yönetmelik hükümleri ile genel hükümler uygulanır.
TANIMLAR
Madde 2– Bu yönergede kullanılan kavramlar aşağıda tanımlanmıştır:
Bilimsel Araştırma Projesi: Ödeneğinin tamamı veya bir kısmı Kampus Fonundan karşılanan ve en çok üç yıl için desteklenen projelerdir.
Proje Yürütücüsü: Kampusta ders vermekte olan Kuzey Kıbrıs Kampusu kadrolu öğretim elemanlarından projeyi hazırlayan, bilimsel, idari ve mali açıdan yürütülmesinden sorumlu kişidir.
Proje Ekibi: Projede yürütücü dışında görev alan araştırmacılar ile lisansüstü çalışma kapsamında projeye katkı sağlaması tez danışmanı tarafından da onaylanmış olan lisansüstü öğrencilerdir.
Proje Tipi: Projeler tiplerine göre dört başlık altında tanımlanır:
- Bilimsel Araştırma Projesi – Lisansüstü Öğrenci: Kuzey Kıbrıs Kampusu lisansüstü programlarına kayıtlı öğrencilerin araştırma giderlerini karşılamak için sunulan projelerdir. Bu tip projelerin bütçeleri kısıtlıdır ve genellikle zorunlu sarf giderleri ile öğrencinin Türkiye’de bir konferansa katılım giderlerini kapsar.
- Bilimsel Araştırma Projesi – Yeni Öğretim Elemanı: Kuzey Kıbrıs Kampusu kadrolu elemanların Kampusta çalışmaya başladıktan sonraki ilk iki yıl içinde yürütücü olarak sundukları ilk projeleridir. Bu tip projeler başlangıç desteği sağlama amaçlı ve kısıtlı bütçeli projelerdir.
- Bilimsel Araştırma Projesi – Geniş Kapsamlı: Yukarıda tanımlanan iki tip dışındaki projelerdir. Bu tip projelerin büyük oranda Kampusun mevcut araştırma gücünü geliştirme potansiyeline sahip olması, Ankara Kampusu ile işbirliği sağlaması, Kampusun ilgili alanlarda odak olarak gelişmesini ve öğrencilerin katkısını içermesi beklenir.
- Bilimsel Araştırma Projesi – Kampuslararası: Kuzey Kıbrıs Kampusu kadrolu öğretim elemanlarının ODTÜ’nün diğer kampuslarında görevli akademisyenlerle birlikte oluşturdukları projelerdir. Ortak çalışmalar her iki kampusun kendi mevzuatlarına uygun olarak destekleyecekleri iki ayrı BAP projesi aracılığıyla yürütülür. Proje ekibinde, diğer kampustaki bilimsel araştırma projesinin yürütücüsü de araştırmacı olarak yer alır. Projeler birbirini destekler biçimde tanımlanır ve eşgüdüm içinde yürütülür.
BİLİMSEL ARAŞTIRMALAR KOMİSYONU
Madde 3– Kampus araştırma ortamını geliştirmek ve etkinleştirmek üzere Kampus Rektörü tarafından görevlendirilen beş öğretim üyesinden oluşan bir komisyon kurulur. Kapsam başlığı altında tanımlanan görevler bu komisyon tarafından gerçekleştirilir. Mühendislik ve Fen Bilimleri Akademik Kurul Başkanı ile Sosyal Bilimler Akademik Kurul Başkanı komisyonun doğal üyeleridir. Diğer üyeler Kampus Rektörü tarafından Kampustaki bilim dallarını temsil dengesi gözetilerek en çok üç yıl için atanır. Süresi dolan komisyon üyeleri aynı usulle tekrar görevlendirilebilir. Doğal üyelerin herhangi bir sebeple asli görevlerinden ayrılmaları halinde Komisyondaki görevleri de kendiliğinden sona erer.
BİLİMSEL ARAŞTIRMA PROJELERİ SEÇİMİNDE DİKKATE ALINACAK İLKELER
Madde 4 – Bilimsel Araştırma Projeleri, Kampusun Stratejik Planda tanımlanan araştırma hedef ve stratejileri gözetilerek değerlendirilir ve seçilir. Proje seçimi ve desteklenmesinde, disiplinler arası, kampuslar arası işbirliğini geliştirecek nitelikte olanlar ile lisansüstü tez araştırmalarını destekleme amaçlı olanlara öncelik verilir. Amacı sadece altyapı geliştirmeye yönelik olan projeler Bilimsel Araştırma Projesi kapsamında desteklenmez. İşbirliği projelerinin her iki kampusun ilgili organlarınca kabul görmesi gerekir.
BAŞVURU
Madde 5 – Bir akademik yıla ait Bilimsel Araştırma Projesi – Yeni Öğretim Elemanı ve Bilimsel Araştırma Projesi – Geniş Kapsamlı bilimsel araştırma projeleri için çağrı tarihi, Komisyonun belirlediği ilkeler çerçevesinde Kampus Rektörlüğünce Kampusun ‘Araştırmalar’ sayfasında ilan edilir. Ödeneğin yeterli olması durumunda bir akademik yıl içinde ikinci bir çağrı yapılabilir. Bilimsel Araştırma Projesi-Lisansüstü Öğrenci türündeki projeler bir çağrı gerektirmeksizin 1 Eylül – 31 Mayıs arasında herhangi bir tarihte önerilebilir. Kampuslarası projelerin çağrı takvimi iki Kampus arasında eşgüdüm sağlanacak şekilde belirlenir ve ilan edilir.
Madde 6 – Proje önerileri, “Bilimsel Araştırma Projesi Başvuru Formu”na uygun olarak hazırlanır ve ekleri ile birlikte Araştırma Koordinasyon ve Destek Ofisine sunulur. Kampuslararası projeler eşgüdüm içinde yürütüleceğinden, proje önerisinde çalışmaların ve talep edilen desteğin açık şekilde ve bir proje bütünlüğü içinde belirtilmesi beklenir. Başvuru süresi bitiminde tüm başvurular değerlendirilmek üzere Bilimsel Araştırmalar Komisyonuna iletilir.
Madde 7 – Aynı anda tek bir projede yürütücü olunabilir. Bilimsel Araştırma Projesi- Lisansüstü Öğrenci Projesi dışında sürmekte olan projesi olan bir yürütücünün yeni bir proje önerisi sunabilmesi için en az bir gelişme raporu ile projesinin başarıyla sürdüğünü kanıtlamış olması beklenir. Yürütücünün kusurundan kaynaklanmayan dondurma ve kapatmalar başarısızlık olarak değerlendirilmez.
DEĞERLENDİRME
Madde 8 – Bilimsel Araştırmalar Komisyonu başvuruları değerlendirmek üzere her proje önerisi için kendi içinden bir raportör belirler. İlgili raportör gerekli hallerde hakem görüşüne başvurur. Hakemler, raportörlerin önerisi dikkate alınarak Komisyon tarafından belirlenir.
Madde 9 – Raportör, proje önerisinin bilimsel niteliğini, kullanılan araştırma yöntemini, Kampusun araştırma potansiyeline yapacağı muhtemel katkıyı, önceliğini, bütçesi ve harcama planı ile öneri sahibinin önceki projelerdeki performansını da dikkate alarak değerlendirir ve değerlendirmelerini “Raportör Formu” ve “Değerlendirme Formu” ile Komisyona sunar. Komisyon öneri ve değerlendirmeleri inceler, desteklenmesi uygun bulunan ve bulunmayan proje önerilerini öncelik sırası belirterek değerlendirme raporları ve komisyon kararı ile birlikte Kampus Rektörlüğüne sunar. Kampus Rektörlüğü Komisyonun değerlendirmelerini inceleyerek desteklenecek projeleri belirler ve sonucu ilgililere duyurur.
Madde 10 – Desteklenmesi uygun bulunmayan proje önerileri Komisyonun önerileri çerçevesinde düzenlenerek sonraki dönemlerde tekrar sunulabilir.
YÜRÜRLÜĞE GİRME
Madde 11 – Desteklenmesine karar verilen proje önerileri için “Bilimsel Araştırma Projesi Onay Formu” hazırlanır. Onay Formunun ilgili Rektör Yardımcısı ve yürütücü tarafından imzalanması ile proje yürürlüğe girer. Proje yürütücüsü onay formunda yer alan hususlara uymakla yükümlüdür.
Madde 12 – Projenin adı, içeriği, süresi, mali yapısı ve personel yapısı ile ilgili değişiklik önerileri yürütücü tarafından yazılı olarak yapılır ve onaylanması halinde işlerlik kazanır.
ÖDENEK KULLANIMI
Madde 13 – Harcama kalemleri şunlardır:
- Makina / Teçhizat Giderleri (demirbaş, büro malzemeleri)
- Hizmet Alımı Giderleri (bir şirkete veya öğrencilere yaptırılan iş karşılığı ödenen)
- Lisansüstü Araştırmacı Bursu
- Saat Başına Öğrenci Asistanlık Bursu Giderleri
- Sarf Malzemesi Giderleri (tüketilir malzemeler)
- Seyahat Giderleri (yolluk, ulaşım, konaklama, bilimsel toplantı katılım ücreti)
- Yazılım Giderleri
- Diğer Giderler (aksesuar, kırtasiye, bakım-onarım, vb.)
Madde 14– Satın alma talepleri “Mal-Hizmet Alımı Talep Formu” kullanılarak yapılır ve işlemler Kampus Satınalma ve İhale Yönetmeliği kapsamında yürütülür.
Madde 15 – Bilimsel Araştırma Projesi bütçesinden yapılacak tüm harcamalar için önceden Kampus Rektörlüğünden onay alınması esastır.
Madde 16 – Proje bütçesinden yapılacak seyahatler iki başlık altında desteklenir;
- Çalışma içerikli seyahatler: Projenin içeriğine bağlı olarak veri toplama, deneysel çalışma yapma, yerinde görme/inceleme/izleme gibi faaliyetler ile kampus dışındaki araştırmacılarla eşgüdüm sağlamak amacı ile yürütücü, proje ekibi ve lisansüstü öğrenci tarafından yapılan seyahatlerdir. Bu seyahatler kampuslar arasında olabileceği gibi saha çalışması amacı ile de yapılabilir. Çalışma içerikli seyahatler onaylı bütçe ödenekleri çerçevesinde, projede öngörülen şekilde desteklenir.
- Bilimsel Toplantı seyahatleri: Bilimsel toplantılara katılım; “Bilimsel Araştırma Projesi – Lisansüstü Öğrenci” türü projelerde Türkiye’deki bilimsel toplantılar için geçerli, diğerlerinde uluslararası bilimsel toplantılar için geçerli destek sınırları içinde kalınması, bütçede ödeneği bulunması ve proje ile ilgili çalışmaların sunulması koşullarıyla, desteklenebilir. Bilimsel toplantıya katılımın, proje türüne bakılmaksızın, proje süresinin sonuna doğru ya da sürenin sona ermesinden başlayarak en geç bir yıl içinde yapılması esastır. Bilimsel toplantı seyahatleri ile ilgili harcama ve ödemeler, Kampusun “Bilimsel Toplantılara Katılım Desteği Yönergesi” kuralları çerçevesinde desteklenir.
Proje bütçesinden verilecek seyahat desteği ile ilgili sınırlar Kampus Rektörlüğünce Kampusun Araştırmalar web sayfasında ilan edilir.
Madde 17 – Yürütücünün talebi halinde Bilimsel Araştırma Projesinin bütçesinden avans usulü ile harcama yapılabilir. Bu durumda yürütücü avans aldığı tarihten itibaren en geç bir ay içinde avansı kapatmakla yükümlüdür. Alınan avans kapatılmadan proje bütçesinden yeniden avans verilmez.
Madde 18 – Proje ile ilgili harcamaların proje süresi içinde yapılması esastır. Proje süresinin bitiş tarihinden sonra yeni bir alım işlemi başlatılmaz ve proje süresi içinde onaylanmış alımlar ile Madde 16/b’de tanımlanmış seyahat harcaması dışında ödeme yapılmaz.
Madde 19 – Proje ekibi üyelerine ve Üniversite çalışanlarına proje bütçesinden ücret ödenmez. Ancak projede görev alan Orta Doğu Teknik Üniversitesi öğrencilerine, lisansüstü araştırmacı bursu veya saat başına öğrenci asistanlık bursu ödemesi yapılabilir.
PROJE LERİN YÜRÜTÜLMESİ VE İZLENMESİ
Madde 20 – Kampus Rektörlüğünce desteklenmesi kabul edilen ve onay formunun tamamlanması ile resmen başlayan bilimsel araştırma projeleri, onay formunda aksi belirtilmedikçe birer yıllık dönemler halinde izlenir. Yürütücü her mali yıl sonunda o dönemde yapılan bilimsel çalışmalar ve harcamalarla ilgili bir gelişme raporu hazırlayarak sunar. Gelişme raporu tarihleri Onay Formunda belirtilir. Raporların bu tarihlerden başlayarak en geç 15 gün içinde “Gelişme/Sonuç Raporu Formu” kullanılarak sunulması gerekir. Kampuslararası projelerin bir bütün olarak da izlenebilmesi için izleme sonuçları diğer Kampus ile paylaşılır.
Madde 21 – Proje devam ederken başka bir kaynaktan mali destek sağlanması halinde bu bilgi gelişme raporunda yer almalıdır.
Madde 22 – Gelişme raporları Bilimsel Araştırmalar Komisyonu tarafından Madde 8 ve 9’da belirtilen usulle değerlendirilir ve komisyon kararı Kampus Rektörlüğüne iletilir. Raporun yeterli bulunmaması durumunda eksik bulunan yönler belirtilerek 15 gün içinde düzeltme istenir. Değerlendirme sonucu Kampus Rektörlüğü tarafından ilgili yürütücüye bildirilir.
Madde 23 – Projenin ödeneğinin kullanımı önceki dönem gelişme raporunun onaylanmasına bağlıdır. Gelişme raporu sunulmamış veya raporu olumlu değerlendirilmemiş projelerin ödemeleri durdurulur. Tamamlanan mali yıldan arta kalan ödenek, gelişme raporunun kabulünü takiben sonraki yıla aktarılır. Aktarma işlemi, eğer onaylanan raporda farklı bir harcama önerisi sunulmamışsa, kalemler arası dağılım aynı kalarak yapılır.
Madde 24 – Yürütücünün Kampustan daimi veya uzun süreli bir görevlendirme ile ayrılması halinde yürütücünün önerisi ve ilgili program koordinatörünün onayı ile projeye Komisyon tarafından yeni bir Yürütücü atanabilir.
Madde 25 – Projelerin takibi ve izlenmesi ile ilgili işlemler Araştırma Koordinasyon ve Destek Ofisi tarafından yapılır. Bu çerçevede projelerle ilgili her türlü başvuru, bildirim, yazışma ve evrak teslimi doğrudan bu birime yapılır. Projelerle ilgili her türlü evrakın aslı, aslının saklanamadığı hallerde kopyası Araştırma Koordinasyon ve Destek Ofisi’ndeki proje dosyalarında tutulur.
PROJELERİN SONUÇLANDIRILMASI/DONDURULMASI/KAPATILMASI
Madde 26 – Bilimsel araştırma projelerinin onay formunda belirtilen süreler içinde tamamlanması esastır. Ancak proje geçerli nedenlerle süresi içinde tamamlanamayacaksa, yürütücünün başvurusu, Komisyonun olumlu görüşü ve Kampus Rektörlüğünün onayı ile süre uzatılabilir. Geçerli gerekçelerle üst süre sınırı olan üç yılın aşılması durumunda da aynı yöntemle uzatma yapılabilir.
Madde 27 – Proje bütçesinin geçerli nedenlerle yetersiz kalması durumunda yürütücünün başvurusu ve Komisyonun olumlu görüşüne dayanılarak Kampus Rektörlüğünün onayı ile ek ödenek verilebilir, bütçe kalemleri arasında aktarma yapılabilir.
Madde 28 – Yürütücü, proje süresinin bitiminde Sonuç Raporunu hazırlar. Rapor, Onay Formunda belirtilen tarihten itibaren en geç bir ay içinde sunulmalıdır. Sonuç Raporu Madde 22’de belirtilen usulle değerlendirilir ve Komisyonun önerisi Kampus Rektörlüğüne iletilir. Proje, Sonuç Raporunun Komisyonun olumlu görüşüne dayanılarak Kampus Rektörlüğünce onaylanması ile başarıyla tamamlanmış olur.
Madde 29 –
a) Tamamlanamayacağı anlaşılan projeler Komisyon görüşü ve Kampus Rektörlüğünün onayı ile kapatılır.
b) İlerleyemediği anlaşılan projeler Komisyon görüşü ve Kampus Rektörlüğünün onayı ile bir süre dondurulabilir.
Madde 30 – Projenin belli bir süre için dondurulması, kapatılması veya sonuç raporunun kabulü ile tamamlanması halinde (onaylı harcamalar ile Madde 16/b’de tanımlı seyahat harcaması dışında) ödenek kullanımı durdurulur. Her durumda proje ile ilgili değerlendirme Kampus Rektörlüğünce yürütücüye bildirilir. Projenin kapatılması durumunda, o ana kadarki gelişmeler ve harcamalar Komisyon tarafından değerlendirilir ve oluşturulan Komisyon önerisi Kampus Rektörlüğünün görüşüne sunulur.
REFERANS VERME
Madde 31 – Proje çalışmalarından kaynaklanan makale, bildiri, tez, rapor gibi her türlü yayın ve sunumda proje numarası verilerek Orta Doğu Teknik Üniversitesi Kuzey Kıbrıs Kampusu Bilimsel Araştırma Projeleri Fonundan destek alındığı belirtilmelidir. Yayınlanmak için kabul edilen makaleler ile sunulmak üzere kabul edilen tebliğlerin bir örneğinin Araştırma Koordinasyon ve Destek Ofisi’ne gönderilmesi zorunludur.
TELİF VE FİKRİ MÜLKİYET HAKLARI
Madde 32 – Kampuslararası Projeler dışındaki projelerden elde edilen fikir ve sanat eserlerinin telif hakkı ODTÜ Kuzey Kıbrıs Kampusu’na aittir. Kampuslararası Projelerde telif haklarının paylaşım biçimi proje sözleşmesinde belirtilir. Onay formunda aksine bir hüküm bulunmaması halinde, Proje Yürütücüsü araştırma sonuçlarını ulusal ve uluslararası ortamlarda yayınlama hakkına sahiptir.
Madde 33 – Projenin yürütülmesi sırasında ya da sonucunda ortaya çıkan eser, buluş, endüstriyel tasarım, entegre devre topoğrafyaları ve teknik bilgi gibi her türlü fikri ürünün ticarileştirilmeye konu olması halinde, Proje Yürütücüsü en geç projenin sonuçlanmasından sonra bir yıl içinde Kampus Rektörlüğüne başvurur. Bilimsel Araştırma Projeleri Komisyonu, fikri mülkiyet haklarının elde edilmesi, paylaştırılması ve ticarileştirilmesine ilişkin önerilerini Kampus Yönetim Kurulu Başkanlığına iletir. Bu hususlardaki nihai karar Kampus Yönetim Kurulu tarafından verilir. Proje bitiminden sonraki bir yıl içerisinde Proje Yürütücüsü tarafından bir başvuru yapılmaması halinde, ODTÜ Kuzey Kıbrıs Kampusu tüzel kişiliği fikri mülkiyet haklarına ilişkin tasarrufta bulunabilir. Proje Yürütücüsünün fikri mülkiyet hakkından elde edilecek gelirden payı, Bilimsel Araştırma Projesi kapsamında verilen destek dahil olmak üzere proje için yapılan harcamalar ve fikri mülkiyet hakkının elde edilmesine ilişkin giderler çıktıktan sonra kalan miktarın yarısından az olamaz.
YÜRÜRLÜK VE YÜRÜTME
Madde 34 – Bu yönerge Orta Doğu Teknik Üniversitesi Senatosu tarafından onaylandığı tarihte yürürlüğe girer.
Madde 35 – Bu Yönergenin yürürlüğe girmesiyle, ODTÜ Senatosu’nun 31 Mart 2015 tarih ve 2015/3-4 sayılı kararıyla kabul edilen Yönerge yürürlükten kalkar.
Madde 36 – Bu yönerge hükümlerini Orta Doğu Teknik Üniversitesi Kuzey Kıbrıs Kampusu Yönetim Kurulu Başkanı yürütür.