Toplulukların dönem içinde yapmayı planladıkları etkinlikleri ile ilgili dolduracakları “Etkinlik Planı” formunu akademik dönem başında Sosyal ve Kültürel İşler Müdürlüğü’ne vermesi gerekmektedir. (Rektörlük onayının alınmasından sonra, aktivite için gerekli işlemler yapılmaya başlanabilir.)
Öğrenci topluluklarının hazırladığı etkinlik afişlerinde ODTÜ KKK Sosyal ve Kültürel İşler birimi logosu afişin sol üst köşesinde yer almalıdır. Etkinliğe destek veren resmi bir kurum varsa logosu sağ üst köşeye ODTÜ logosunun karşısına yerleştirilir. Sponsor firma logoları ise afişin altında yer almalıdır. Afişlerde etkinliği düzenleyen topluluğun adı ve varsa logosu mutlaka bulunmalıdır. Afişlerde etkinliği düzenleyen topluluğun adı ve varsa logosu, ODTÜ logosunun karşısında olmamak üzere mutlaka bulunmalıdır. Afiş vb. tanıtım materyalleri üzerinde herhangi bir siyasi partinin adı, sembolü, kısaltma ve logosu bulunmamalıdır.
Toplulukların yurt içi veya yurt dışında bir etkinliğe katılmak istemeleri durumunda etkinliği düzenleyen kurum/kuruluştan resmi davet yazısının Sosyal ve Kültürel İşler Müdürlüğü’ne verilmesi gerekmektedir.
Sponsorluk alınabilecek firmalar konusunda alkollü içecek ve sigara firmaları dışında herhangi bir kısıtlama bulunmamaktadır.
Topluluklar firmalarla yapmış olduğu sponsorluk protokollerini, etkinlikten önce Sosyal ve Kültürel İşler birimine teslim etmeleri gerekmektedir.
Üniversite dışı yazışmalar Sosyal ve Kültürel İşler birimi aracılığıyla yapılır.
Toplulukların düzenleyeceği etkinliklerde basılan bilet/davetiyeler, Sosyal ve Kültürel İşler Müdürlüğü tarafından damgalanır ve bilet/davetiye sayısı tutanakla belirlenir.
